Comunicare l’evento in 13 punti

Uno dei prerequisiti necessari per chi realizza un evento è saper mettere in atto una comunicazione che crei un buon engagement e una risposta concreta alla call-to-action. Le tappe da seguire sono le seguenti:

  1. Il nome dell’evento: è fondamentale che questo primo messaggio comunicativo sappia attirare l’attenzione e che sia in grado di informare le persone di che cosa si tratta. Esso deve cercare di essere accattivante e incuriosire. Ogni giorno un utente riceve mediamente 15-20 newsletter e, il fatto che venga aperta e letta, non è da dare per scontato.
  2. Il logo: avere un logo ben riconoscibile è importantissimo quando si tratta di un evento. Il logo è un’icona, un simbolo che deve creare interesse e deve colpire, rimanendo ben impresso nella mente di chi lo vede. Deve essere semplice, immediato e possibilmente visibile anche se visto da lontano. Sono quindi da bandire i dettagli, meglio restare su linee semplici e minimali. Per crearlo basta utilizzare programmi di grafica vettoriale come ad esempio Illustrator che ha il vantaggio di perdere risoluzione se ingrandite. È molto importate quindi, quando si crea un logo, far sì che rimanga chiaro e nitido anche se stampato su formati molto grandi.
  3. Le locandine: stesso discorso del logo per quanto riguarda la semplicità e l’immediatezza ma con al suo interno informazioni precise come data, orario, luogo e eventualmente costo dei biglietti.
  4. Le presenze. Quando si organizza un evento è fondamentale sapere tendenzialmente (o meglio, precisamente) quanti saranno i partecipanti in quanto permette di risolvere in anticipo eventuali problemi logistici. È importante soprattutto stabilire in anticipo un numero massimo di partecipanti, superati i quali le iscrizioni verranno chiuse. In ogni caso, anche se non si raggiunge il numero massimo le iscrizioni vanno sempre chiuse qualche giorno prima dell’evento. E se i partecipanti sono troppo pochi? In questo caso bisogna creare una strategia. Ad esempio si può creare un concorso nel quale i primi 100 iscritti avranno un buono sconto alla Feltrinelli oppure i primi 50 iscritti riceveranno un gadget pensato ad hoc per l’evento.
  5. Gli inviti. Per inviarli e tenerne traccia, le possibilità sono numerose, dal semplice evento su Facebook all’invio delle newsletter. Anche per la creazione degli inviti cartacei il web è fondamentale, grazie all’esistenza di numerosi servizi gratuiti che in pochi click aiutano nell’ideazione e realizzazione di biglietti di invito personalizzati.
  6. QR Code: è intelligente inserire nei volantini e nelle locandine un Qr Code, il quadratino composto da un insieme di moduli bianchi e neri che permette a chi possiede uno smartphone di visualizzare immediatamente la pagina web a cui rimanda. E’ possibile creare il QR Code con estrema semplicità grazie ai siti online dedicati.
  7. Twitter: è un canale molto importante ed è bene scrivere in anticipo i tweet, e fare in modo che coloro che collaborano all’evento possano condividerli al momento opportuno.
  8. Gli hashtag: ogni evento che si rispetti dovrebbe avere il suo hashtag, da lanciare qualche giorno prima.
  9. Facebook: qualche giorno prima dell’evento è bene postare foto degli eventi passati, per creare maggior coinvolgimento. Inoltre è consigliabile creare delle promo basate sui like e le condivisioni per promuovere l’evento, in particolare pubblicare il post dell’evento e chiedere agli utenti di mettergli mi piace o, ancora meglio, condividerlo.
  10. LinkedIn: dopo aver creato il profilo (personale o aziendale) basta creare un nuovo post aggiungendo testo, immagine e link di riferimento.
  11. Diretta su Youtube: un’idea creativa è il live streaming di YouTube ovvero lo “YouTube Live” che, oltre a condividere in diretta un video, permette anche di comunicare in tempo reale con gli osservatori usando la chat.
  12. Finalmente, l’evento: è importante creare una diretta, postando le foto sui social, scrivere (o preparare prima) post corredati da foto scattate nel corso della giornata.
  13. Post evento: il follow-up ovvero quella strategia di contatto che si effettua dopo aver avuto un primo contatto con un cliente per costruire una solida relazione. Esistono numerosi modi per tenersi stretti un potenziale cliente che ha partecipato all’evento ma, i più comuni sono i sondaggi (permettono di capire che cosa hanno percepito i partecipanti, le loro considerazione e pareri), l’invio di materiali (ad esempio se si è trattato di un evento di formazione molti partecipanti potrebbero essere interessati a ricevere il materiale di cui si è trattato nel corso), ricordare i prossimi eventi (ricordando di tenersi in contatto e iniziando a incuriosire per il futuro).

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